Privacybeleid van vertrouwelijke zaken

Vertrouwelijke Zaken
Frank van Blitterswijk
Leliesteeg 11
1601 GR Enkhuizen

KvK-nummer: 84707208
BTW-nummer:

E-mail: info@vertrouwelijkezaken.nl
Website: www.vertrouwelijkezaken.nl
Telefoon/WhatsApp: +31 6 22201555

Vertrouwelijke Zaken is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

Vertrouwelijke Zaken verwerkt persoonsgegevens omdat je deze zelf aan ons verstrekt (bijvoorbeeld door contact met ons op te nemen of een afspraak te maken) en omdat deze automatisch worden verzameld wanneer je onze website bezoekt.

2.1 Gegevens van organisaties (opdrachtgevers)

Wanneer jouw organisatie met ons samenwerkt, verwerken wij de volgende gegevens:

• Contactgegevens: voor- en achternaam, functie, organisatienaam, zakelijk e-mailadres, zakelijk telefoonnummer

• Facturatiegegevens: factuuradres, KvK-nummer, BTW-nummer (indien van toepassing)

• Communicatie: e-mailcorrespondentie, notities van gesprekken, afspraken en overeenkomsten

• Rapportages: geanonimiseerde trends en signalen uit de organisatie (zonder herleidbare persoonsgegevens)

Deze gegevens worden opgeslagen in: Squarespace CMS, Gmail (Google Workspace), Google Calendar, en [boekhoudprogramma - xxx].

2.2 Gegevens van melders (medewerkers die persoonlijke begeleiding zoeken)

Wanneer je als melder contact opneemt met Vertrouwelijke Zaken, verwerken wij:

• Contactgegevens (indien verstrekt): voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer

• Gespreksnotities: handgeschreven notities van intake- en opvolggesprekken, bewaard in een fysiek notitieboekje

• Afspraken: datum en tijd van geplande gesprekken via Google Calendar

• Communicatie: e-mailcorrespondentie (Gmail), WhatsApp-berichten, telefoongesprekken

Belangrijk:

• Je kunt anoniem contact met ons opnemen. In dat geval vragen wij alleen om de informatie die strikt noodzakelijk is voor de begeleiding.

• Gegevens van melders worden gescheiden bewaard van gegevens van opdrachtgevers.

• Wij delen nooit jouw persoonlijke gegevens met je werkgever of anderen zonder jouw uitdrukkelijke toestemming.

2.3 Automatisch verzamelde gegevens (alle websitebezoekers)

Wanneer je onze website bezoekt, verzamelt Squarespace (onze hostingprovider) automatisch bepaalde technische gegevens:

• Technische gegevens: IP-adres, browsertype en -versie, besturingssysteem, apparaattype

• Gebruiksgegevens: bezochte pagina's, klikgedrag, tijdstip en duur van bezoek, verwijzende website

• Locatiegegevens: algemene locatie op basis van IP-adres (land/regio)

Deze gegevens worden gebruikt voor:

• Het goed functioneren van de website

• Het analyseren van websiteverkeer (Squarespace Analytics)

• Het verbeteren van de gebruikerservaring

• Beveiligingsdoeleinden

Vertrouwelijke Zaken verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

3.1 Uitvoering van de overeenkomst

Om onze diensten te kunnen leveren:

• Het plannen en uitvoeren van afspraken (intakegesprekken, trainingen, adviesgesprekken)

• Communicatie over onze dienstverlening

• Het verstrekken van advies en begeleiding

• Het opstellen van rapportages voor opdrachtgevers (geanonimiseerd)

Rechtsgrond: Uitvoering van de overeenkomst (AVG artikel 6 lid 1 sub b)

3.2 Wettelijke verplichtingen

Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen:

• Administratie en boekhouding (7 jaar bewaarplicht)

• Belastingaangifte

• Meldplicht bij ernstige strafbare feiten (zie artikel 5)

Rechtsgrond: Wettelijke verplichting (AVG artikel 6 lid 1 sub c)

3.3 Gerechtvaardigd belang

Voor het verbeteren van onze dienstverlening:

• Analyseren van websitebezoek via Squarespace Analytics

• Optimaliseren van onze website en communicatie

• Beveiliging van onze systemen

Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang (AVG artikel 6 lid 1 sub f)

3.4 Toestemming

In sommige gevallen vragen wij om jouw toestemming:

• Voor het versturen van nieuwsbrieven (indien wij deze in de toekomst aanbieden)

• Voor het delen van geanonimiseerde informatie voor preventie doeleinden

Rechtsgrond: Toestemming (AVG artikel 6 lid 1 sub a) - je kunt deze toestemming te allen tijde intrekken

4.1 Strikte geheimhoudingsplicht

Als externe vertrouwenspersoon heeft Vertrouwelijke Zaken een strikte geheimhoudingsplicht. Alle informatie die je met ons deelt, blijft vertrouwelijk.

Voor melders geldt:

• Wij delen niets met je werkgever of anderen zonder jouw uitdrukkelijke schriftelijke toestemming

• Jij bepaalt wat er wel en niet gedeeld wordt

• Jij behoudt te allen tijde de regie over jouw informatie

4.2 Uitzonderingen op de geheimhouding

Er zijn twee uitzonderingen waarbij wij informatie kunnen of moeten delen:

1. Wettelijke meldplicht: Bij informatie over ernstige strafbare feiten waarbij een meldplicht geldt (bijvoorbeeld bij een acuut gevaar of specifieke delicten), zijn wij wettelijk verplicht om dit te melden. Ook dan bespreken wij eerst met jou wat de opties zijn.
   
   

2. Gerechtelijk bevel: Als vertrouwenspersoon hebben wij geen wettelijk verschoningsrecht zoals artsen of advocaten. Dit betekent dat wij in bepaalde juridische procedures verplicht kunnen worden om informatie te verstrekken aan justitie of andere instanties.
   
   

4.3 Geanonimiseerde rapportages

Voor opdrachtgevers kunnen wij jaarlijkse of kwartaalrapportages opstellen met geanonimiseerde trends en signalen. Deze bevatten geen herleidbare persoonsgegevens en worden alleen opgesteld met toestemming van betrokken melders waar nodig.

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.

5.1 Opdrachtgevers (organisaties)

• Contactgegevens en communicatie: Zolang de samenwerkingsrelatie bestaat + 1 jaar

• Contracten en offertes: 7 jaar na einde overeenkomst (wettelijke bewaarplicht)

• Facturen en betalingsgegevens: 7 jaar na factuurdatum (wettelijke bewaarplicht)

• Rapportages: 7 jaar na opstellen

5.2 Melders (individuele begeleiding)

• Contactgegevens: Tot xxx na laatste contact, tenzij je eerder om verwijdering vraagt

• Gespreksnotities: xxx jaar na laatste gesprek, bewaard in fysiek notitieboekje

• E-mail en WhatsApp communicatie: xxx dagen na laatste contact

• Afspraken in agenda: 1 jaar na afspraakdatum

Belangrijk: Als melder kun je te allen tijde verzoeken om verwijdering van jouw gegevens (zie artikel 10).

5.3 Websitebezoekers

• Analytics data (Squarespace): 26 maanden (standaard Squarespace instelling)

• Cookies: Zie artikel 11

Vertrouwelijke Zaken verkoopt jouw gegevens nooit aan derden. Wij delen jouw persoonsgegevens alleen met derden die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening:

6.1 Verwerkersovereenkomsten

Wij werken samen met de volgende externe dienstverleners (verwerkers):

1. Squarespace: Website hosting & CMS. Gevstigd in de Verenigde Staten (EU-VS Data Privacy Framework). Squarespace Privacy Policy

2. Google Workspace: E-mail (Gmail), videobellen (Google Meet), agenda (Google Calendar). Wereldwijd gevestigd, incl. EU servers. Google Privacy Policy

Al deze partijen hebben een verwerkersovereenkomst met ons gesloten en mogen jouw gegevens alleen gebruiken voor het leveren van hun dienst aan ons.

6.2 WhatsApp

Voor communicatie gebruiken wij WhatsApp op een persoonlijk telefoonnummer. WhatsApp valt onder Meta's privacybeleid. Wij bewaren WhatsApp-gesprekken voor xxx dagen en verwijderen deze daarna.

Let op: WhatsApp is end-to-end versleuteld, maar Meta verzamelt wel metadata over je gebruik. Voor zeer gevoelige informatie raden wij aan om contact op te nemen via e-mail of telefoon.

6.3 Overheidsinstanties

In uitzonderlijke gevallen kunnen wij verplicht zijn persoonsgegevens te verstrekken aan overheidsinstanties:

• Bij een wettelijke verplichting (gerechtelijk bevel, vordering justitie)

• Bij een meldplicht voor ernstige strafbare feiten

Vertrouwelijke Zaken neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende technische en organisatorische maatregelen:

7.1 Technische maatregelen

• SSL-certificaat: Onze website gebruikt een SSL-certificaat (https://) voor versleutelde communicatie

• Wachtwoordbeveiliging: Alle accounts zijn beveiligd met sterke wachtwoorden en waar mogelijk tweefactorauthenticatie

• Versleuteling: E-mail en bestanden worden versleuteld opgeslagen en verzonden via Google Workspace

• End-to-end versleuteling: WhatsApp-communicatie is end-to-end versleuteld

• Back-ups: Regelmatige back-ups met beveiligde opslag

7.2 Organisatorische maatregelen

• Toegangsbeperking: Alleen Frank van Blitterswijk heeft toegang tot persoonsgegevens

• Fysieke beveiliging: Papieren notities worden bewaard in een afgesloten ruimte

• Gescheiden opslag: Gegevens van melders worden gescheiden bewaard van gegevens van opdrachtgevers

• Bewustzijn: Regelmatige training en updates over gegevensbescherming

7.3 Datalek

Ondanks alle voorzorgsmaatregelen is het mogelijk dat er een datalek ontstaat. Bij een datalek nemen wij direct actie:

• Wij onderzoeken de omvang en impact van het datalek

• Bij een ernstig datalek melden wij dit binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens

• Betrokkenen worden geïnformeerd als het datalek waarschijnlijk nadelige gevolgen heeft voor hun privacy

Sommige van onze dienstverleners verwerken gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER):

8.1 Squarespace (Verenigde Staten)

Onze website wordt gehost door Squarespace Inc. in de Verenigde Staten. Squarespace valt onder het EU-VS Data Privacy Framework, wat betekent dat zij voldoen aan Europese privacystandaarden.

8.2 Google Workspace

Google verwerkt gegevens wereldwijd, inclusief in de Verenigde Staten. Google valt onder het EU-VS Data Privacy Framework en biedt standaard contractbepalingen conform AVG artikel 46.

8.3 Waarborgen

Alle internationale gegevensoverdrachten vinden alleen plaats met voldoende waarborgen conform de AVG:

• Adequaatheidsbesluit (EU-VS Data Privacy Framework)

• Standaard contractbepalingen (Standard Contractual Clauses)

• Privacy Shield gecertificeerde bedrijven

9.1 Wat zijn cookies?

Cookies zijn kleine tekstbestanden die op jouw apparaat worden opgeslagen wanneer je een website bezoekt. Ze helpen de website om goed te functioneren en jouw voorkeuren te onthouden.

9.2 Welke cookies gebruiken wij?

Onze website gebruikt cookies via Squarespace:

Functionele cookies (altijd actief, geen toestemming nodig):

• Noodzakelijk voor het goed functioneren van de website

• Onthouden van taalinstellingen en voorkeuren

• Beveiligingscookies

Analytische cookies (Squarespace Analytics):

• Meten websiteverkeer en gebruikersgedrag

• Helpen ons de website te verbeteren

• IP-adressen worden geanonimiseerd

Squarespace cookies:

• SS_MID: Identificeert unieke bezoekers (bevat geen persoonlijke informatie)

• ss_cvt en ss_cvr: Tracking van websitebezoeken voor analytics

• Bewaartermijn: Variërend van sessie tot 2 jaar

9.3 Google Fonts

Onze website gebruikt Google Fonts voor lettertypen. Hierdoor wordt jouw IP-adres gedeeld met Google. Voor meer informatie, zie Google's privacy policy.

9.4 Cookies beheren

Je kunt cookies beheren via je browserinstellingen:

• Chrome: Instellingen > Privacy en beveiliging > Cookies

• Firefox: Instellingen > Privacy & Beveiliging

• Safari: Voorkeuren > Privacy

• Edge: Instellingen > Cookies en sitegegevens

Let op: Het uitschakelen van cookies kan de functionaliteit van de website beperken.

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens:

10.1 Recht op inzage (artikel 15 AVG)

Je hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van jou verwerken. Je kunt een verzoek indienen voor een overzicht van je gegevens.

10.2 Recht op rectificatie (artikel 16 AVG)

Je hebt het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren of onvolledige gegevens aan te vullen.

10.3 Recht op verwijdering / 'recht op vergetelheid' (artikel 17 AVG)

Je kunt verzoeken om verwijdering van je persoonsgegevens. Dit geldt met name voor melders die hun gegevens volledig verwijderd willen hebben.

Let op: In sommige gevallen kunnen wij gegevens niet verwijderen, bijvoorbeeld:

• Als wij wettelijk verplicht zijn deze te bewaren (belastingaangifte, administratie)

• Als de gegevens noodzakelijk zijn voor een lopende overeenkomst

• Als er een gerechtvaardigd belang is om de gegevens te bewaren

10.4 Recht op beperking van de verwerking (artikel 18 AVG)

Je kunt verzoeken om beperking van de verwerking van je gegevens, bijvoorbeeld als je de juistheid van de gegevens betwist.

10.5 Recht op gegevensoverdraagbaarheid (artikel 20 AVG)

Je hebt het recht om jouw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen.

10.6 Recht van bezwaar (artikel 21 AVG)

Je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens. Wij zullen stoppen met de verwerking, tenzij wij een dwingende reden hebben om door te gaan.

10.7 Recht om toestemming in te trekken

Als wij je gegevens verwerken op basis van toestemming, kun je deze toestemming te allen tijde intrekken. Dit heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

10.8 Hoe oefen je jouw rechten uit?

Wil je gebruik maken van één van bovenstaande rechten? Neem dan contact met ons op:

E-mail: info@vertrouwelijkezaken.nl
Telefoon/WhatsApp: [Telefoonnummer]
Post: Leliesteeg 11, 1601 GR Enkhuizen

Wij reageren binnen 1 maand op jouw verzoek. In complexe gevallen kunnen wij deze termijn met maximaal 2 maanden verlengen.

Voor het indienen van een verzoek kunnen wij je vragen om je identiteit te verifiëren (bijvoorbeeld met een kopie van je identiteitsbewijs, waarbij je BSN-nummer afgeschermd is).

Ben je niet tevreden met de manier waarop wij omgaan met jouw persoonsgegevens? Neem dan eerst contact met ons op. Wij lossen het graag samen op.

Ben je er na contact met ons niet uit gekomen? Dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:

Autoriteit Persoonsgegevens Postbus 93374 2509 AJ Den Haag

Telefoon: 088 - 1805 250 Website: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld als er nieuwe diensten bijkomen of als de wetgeving wijzigt.

De meest actuele versie van ons privacybeleid vind je altijd op onze website: www.vertrouwelijkezaken.nl/privacybeleid

Belangrijke wijzigingen communiceren wij via:

• Een bericht op onze website

• E-mail aan bestaande opdrachtgevers

Datum laatste wijziging: 3 december 2025

Heb je vragen over dit privacybeleid of over hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens? Neem gerust contact met ons op:

Vertrouwelijke Zaken
Frank van Blitterswijk

E-mail: info@vertrouwelijkezaken.nl
Telefoon/WhatsApp: +31 6 22201555
Adres: Leliesteeg 11, 1601 GR Enkhuizen

Wij helpen je graag verder en denken met je mee over de beste oplossing voor jouw situatie.