Algemene voorwaarden van vertrouwelijke zaken

In deze algemene voorwaarden worden de volgende begrippen gebruikt:

1. Vertrouwelijke Zaken: De eenmanszaak gevestigd te Enkhuizen, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 84707208, handelend onder de naam Vertrouwelijke Zaken, vertegenwoordigd door Frank van Blitterswijk.

2. Opdrachtgever: De natuurlijke persoon of rechtspersoon die een overeenkomst aangaat met Vertrouwelijke Zaken voor advies, training, voorlichting of andere diensten op het gebied van sociale veiligheid.

3. Melder: De natuurlijke persoon die gebruik maakt van de diensten van Vertrouwelijke Zaken als vertrouwenspersoon voor individuele begeleiding.

4. Diensten: Alle werkzaamheden en diensten die Vertrouwelijke Zaken aanbiedt, waaronder maar niet beperkt tot: externe vertrouwenspersoon, advies sociale veiligheid, trainingen, voorlichting, analyse en rapportages.

5. Overeenkomst: De tussen Vertrouwelijke Zaken en Opdrachtgever of Melder gesloten overeenkomst tot het verrichten van Diensten.

Partijen: Vertrouwelijke Zaken en Opdrachtgever of Melder gezamenlijk.

1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, overeenkomsten en dienstverlening van Vertrouwelijke Zaken.

2. Afwijkingen van deze algemene voorwaarden zijn alleen geldig indien deze uitdrukkelijk schriftelijk (of per e-mail) zijn overeengekomen.

3. De toepasselijkheid van eventuele inkoop- of andere voorwaarden van Opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.

4. Indien één of meerdere bepalingen van deze algemene voorwaarden nietig zijn of vernietigd worden, blijven de overige bepalingen van deze algemene voorwaarden van kracht.

1. Een overeenkomst komt tot stand:

   • Door ondertekening van een offerte of overeenkomst door beide partijen;

   • Door schriftelijke (of per e-mail) bevestiging van Vertrouwelijke Zaken na een mondelinge of digitale aanvraag;

   • Door het plaatsen van een afspraak via de online agenda van Vertrouwelijke Zaken, gevolgd door een bevestigingsmail.

2. Alle aanbiedingen en offertes van Vertrouwelijke Zaken zijn vrijblijvend, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

3. Vertrouwelijke Zaken behoudt zich het recht voor om een opdracht te weigeren zonder opgaaf van redenen, bijvoorbeeld bij een potentieel belangenconflict.

1. Vertrouwelijke Zaken zal de overeengekomen diensten naar beste inzicht en vermogen en overeenkomstig de eisen van goed vakmanschap uitvoeren.

2. Vertrouwelijke Zaken bepaalt zelf de wijze waarop en door welke persoon de opdracht wordt uitgevoerd, waarbij de overeengekomen resultaten leidend zijn.

3. De dienstverlening geschiedt op basis van een inspanningsverplichting, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk een resultaatverplichting is overeengekomen.

4. Vertrouwelijke Zaken heeft het recht om voor de uitvoering van bepaalde werkzaamheden derden in te schakelen, indien dit naar het oordeel van Vertrouwelijke Zaken noodzakelijk is.

5. Opdrachtgever of Melder verstrekt tijdig alle informatie die Vertrouwelijke Zaken nodig heeft voor een goede uitvoering van de opdracht.

1. Als externe vertrouwenspersoon biedt Vertrouwelijke Zaken een luisterend oor, advies en begeleiding aan melders die te maken hebben met ongewenste omgangsvormen of onveilige situaties op de werkvloer.

2. De melder behoudt te allen tijde de regie over het proces en bepaalt zelf welke vervolgstappen worden gezet.

3. Vertrouwelijke Zaken handelt niet namens de melder en treedt niet op als belangenbehartiger, tenzij dit uitdrukkelijk is overeengekomen.

4. Indien nodig kan Vertrouwelijke Zaken de melder doorverwijzen naar gespecialiseerde hulpverlening, zoals een therapeut, advocaat of andere professionals.

1. Adviezen van Vertrouwelijke Zaken zijn gebaseerd op de informatie die door Opdrachtgever is aangeleverd en op het moment van advisering beschikbare kennis en wetgeving.

2. Vertrouwelijke Zaken is niet verantwoordelijk voor beslissingen die Opdrachtgever neemt op basis van de verstrekte adviezen.

3. Trainingen en voorlichtingen worden op maat samengesteld en afgestemd op de specifieke situatie van Opdrachtgever.

4. Het auteursrecht op alle door Vertrouwelijke Zaken ontwikkelde trainingsmaterialen, presentaties en rapportages berust bij Vertrouwelijke Zaken.

1. Vertrouwelijke Zaken biedt pakketten aan voor structurele ondersteuning op het gebied van sociale veiligheid: Basis, Actieve Veiligheid en Partner in Veiligheid & Cultuur.

2. Pakketten hebben een looptijd van één jaar en worden jaarlijks gefactureerd, tenzij anders overeengekomen.

3. Een pakket kan op elk moment worden opgewaardeerd. Downgraden of opzeggen is mogelijk met inachtneming van een opzegtermijn van drie maanden voor het einde van de looptijd.

4. Bij vroegtijdige beëindiging van een pakket door Opdrachtgever is restitutie van betaalde bedragen niet mogelijk.

1. Alle genoemde prijzen zijn in euro's en exclusief BTW, tenzij anders vermeld.

2. Vertrouwelijke Zaken factureert achteraf voor geleverde diensten, tenzij vooruitbetaling is overeengekomen.

3. De betalingstermijn bedraagt 30 dagen na factuurdatum.

4. Bij overschrijding van de betalingstermijn is Opdrachtgever van rechtswege in verzuim. Vanaf dat moment is Opdrachtgever wettelijke rente verschuldigd.

5. Alle kosten die Vertrouwelijke Zaken moet maken om betaling te verkrijgen, waaronder buitengerechtelijke incassokosten, komen voor rekening van Opdrachtgever.

6. Vertrouwelijke Zaken behoudt zich het recht voor om tarieven jaarlijks aan te passen. Prijswijzigingen worden minimaal één maand van tevoren schriftelijk aan bestaande opdrachtgevers gecommuniceerd.

7. Reiskosten (op basis van €0,23 per kilometer) en parkeerkosten worden apart gefactureerd, tenzij anders overeengekomen.

1. Gemaakte afspraken (intake, training, voorlichting of adviesgesprek) kunnen tot 48 uur vooraf kosteloos worden geannuleerd of verplaatst.

2. Bij annulering of verplaatsing binnen 48 uur voor de afspraak wordt 25% van het offertebedrag in rekening gebracht.

3. Bij niet-verschijnen zonder voorafgaande annulering ("no-show") wordt 100% van het afgesproken tarief in rekening gebracht.

4. In geval van overmacht (ziekte, noodgevallen) wordt in overleg naar een passende oplossing gezocht.

1. Vertrouwelijke Zaken heeft een strikte geheimhoudingsplicht ten aanzien van alle informatie die in het kader van de dienstverlening is verkregen.

2. Informatie wordt alleen gedeeld met derden indien:

   • De melder of opdrachtgever hiervoor uitdrukkelijke schriftelijke toestemming heeft gegeven;

   • Vertrouwelijke Zaken hiertoe wettelijk verplicht is (bijvoorbeeld bij een ernstig delict waarbij een meldplicht geldt);

   • Er sprake is van een acuut gevaar voor de melder of anderen.

3. Vertrouwelijke Zaken beschikt niet over een wettelijk verschoningsrecht zoals artsen en advocaten. Dit betekent dat Vertrouwelijke Zaken in bepaalde juridische procedures kan worden verplicht om informatie te verstrekken aan justitie of andere instanties.

4. Vertrouwelijke Zaken kan met toestemming van Opdrachtgever geanonimiseerde trends en signalen delen in rapportages, zonder herleidbare persoonsgegevens.

1. Vertrouwelijke Zaken verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

2. Persoonsgegevens worden alleen verwerkt voor:

   • Het uitvoeren van de overeenkomst;

   • Het voldoen aan wettelijke verplichtingen;

   • Het verbeteren van dienstverlening (met toestemming).

3. Vertrouwelijke Zaken deelt geen persoonsgegevens met derden, behalve indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst of indien hiertoe een wettelijke verplichting bestaat.

4. Persoonsgegevens worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de dienstverlening en administratieve verplichtingen, met een maximum van 7 jaar.

5. Betrokkenen hebben recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, dataportabiliteit en bezwaar. Verzoeken kunnen worden ingediend via info@vertrouwelijkezaken.nl.

6. Voor de volledige privacy policy, zie www.vertrouwelijkezaken.nl/privacy.

1. Vertrouwelijke Zaken is uitsluitend aansprakelijk voor schade die het directe gevolg is van een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst.

2. De aansprakelijkheid van Vertrouwelijke Zaken is beperkt tot het bedrag dat in het betreffende geval wordt uitgekeerd onder de afgesloten beroepsaansprakelijkheidsverzekering, vermeerderd met het van toepassing zijnde eigen risico.

3. Indien om welke reden dan ook geen uitkering plaatsvindt onder genoemde verzekering, is de aansprakelijkheid beperkt tot maximaal het bedrag van de in het kader van de betreffende opdracht gefactureerde bedragen (exclusief BTW).

4. Vertrouwelijke Zaken is niet aansprakelijk voor:

   • Indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie;

   • Schade die ontstaat doordat Opdrachtgever of Melder onjuiste of onvolledige informatie heeft verstrekt;

   • Beslissingen die Opdrachtgever neemt op basis van verstrekte adviezen;

   • Schade die ontstaat door handelen of nalaten van derden die door Vertrouwelijke Zaken zijn ingeschakeld.

5. Aansprakelijkheidsclaims vervallen indien deze niet binnen 12 maanden na het ontstaan van de schade schriftelijk bij Vertrouwelijke Zaken zijn ingediend.

1. Vertrouwelijke Zaken is niet gehouden tot het nakomen van enige verplichting indien zij daartoe verhinderd is als gevolg van overmacht.

2. Onder overmacht wordt verstaan: ziekte, persoonlijke noodsituaties, oorlog, natuurrampen, pandemieën, overheidsmaatregelen, storing in de elektriciteit, internet of telecommunicatie, en alle andere omstandigheden buiten de wil en controle van Vertrouwelijke Zaken.

3. Bij overmacht heeft Vertrouwelijke Zaken het recht de overeenkomst op te schorten of te ontbinden, zonder verplichting tot schadevergoeding.

4. Indien overmacht langer dan drie maanden duurt, hebben beide partijen het recht de overeenkomst schriftelijk te ontbinden, zonder verplichting tot schadevergoeding.

1. Alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot trainingsmaterialen, presentaties, rapporten, adviezen, formats en andere door Vertrouwelijke Zaken ontwikkelde materialen berusten uitsluitend bij Vertrouwelijke Zaken.

2. Opdrachtgever verkrijgt uitsluitend een gebruiksrecht voor intern gebruik binnen de eigen organisatie.

3. Het is Opdrachtgever niet toegestaan om materialen van Vertrouwelijke Zaken te verveelvoudigen, openbaar te maken of ter beschikking te stellen aan derden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming.

1. Indien Opdrachtgever of Melder niet tevreden is over de dienstverlening, dient dit zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen 14 dagen na ontdekking, schriftelijk te worden gemeld aan Vertrouwelijke Zaken.

2. Vertrouwelijke Zaken zal de klacht in behandeling nemen en binnen 14 dagen inhoudelijk reageren.

3. Indien de klacht gegrond wordt bevonden, zal Vertrouwelijke Zaken naar beste vermogen een passende oplossing bieden, zoals het opnieuw uitvoeren van de werkzaamheden of een (gedeeltelijke) restitutie van het betaalde bedrag.

4. Het indienen van een klacht ontslaat Opdrachtgever niet van de betalingsverplichting.

1. Op alle overeenkomsten tussen Vertrouwelijke Zaken en Opdrachtgever of Melder is Nederlands recht van toepassing.

2. Partijen zullen zich eerst maximaal inspannen om een geschil in onderling overleg op te lossen.

Indien partijen er niet in slagen het geschil in onderling overleg op te lossen, zal het geschil worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Noord-Holland (rechtbank locatie Alkmaar of Haarlem).

1. Vertrouwelijke Zaken behoudt zich het recht voor deze algemene voorwaarden te wijzigen.

2. Wijzigingen worden minimaal één maand van tevoren via de website en per e-mail aan bestaande opdrachtgevers bekend gemaakt.

3. Bij bezwaar tegen de gewijzigde voorwaarden heeft Opdrachtgever het recht de overeenkomst te beëindigen tegen de datum waarop de nieuwe voorwaarden in werking treden.

1. Deze algemene voorwaarden zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel en zijn te raadplegen op www.vertrouwelijkezaken.nl/algemene-voorwaarden.

2. Van toepassing is steeds de laatst gedeponeerde versie, dan wel de versie zoals die gold ten tijde van het tot stand komen van de overeenkomst.